Apa yang Mendorong Kehadiran untuk Acara Bisnis Besar?

Foto: Adobe Stock/Dmitriy Danilenko

Penelitian baru oleh CEIR meneliti strategi pemasaran yang efektif untuk akuisisi peserta di pameran B2B

SINGAPURA, bisniswisata.co.id: Apa cara paling efektif untuk menarik peserta ke pameran bisnis-ke-bisnis? ( B to B)?.   Sebuah laporan baru dari Center for Exhibition Research ( CEIR]) mengkaji metrik di balik metode saat ini untuk membangun kembali basis audiens dalam kondisi bisnis yang sulit saat ini.  

Dilansir dari meetings-conventions-asia.com, ini adalah yang pertama dari serangkaian proyek CEIR yang dirancang untuk memberikan wawasan kepada penyelenggara dan pemangku kepentingan yang akan membantu mereka pulih dan melampaui kinerja 2019 mereka.

Mencapai tujuan tersebut di seluruh industri akan menjadi proses yang lambat, karena data Indeks CEIR menunjukkan bahwa sebagian kecil penyelenggara telah mencapainya. 

Untuk sebagian besar, 2022 adalah tahun pemulihan;  tren positif tersebut diperkirakan akan berlanjut sepanjang tahun 2023, dengan rebound penuh untuk pameran B2B yang diharapkan pada tahun 2024.

Masa depan acara besar

Apakah acara bisnis besar Anda memiliki posisi yang baik untuk pertumbuhan?  Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?  Jika Anda merencanakan acara untuk 1.000 peserta atau lebih, luangkan waktu sejenak untuk menanggapi survei Riset Tampilan Pertama ini, “Model Bisnis Acara Besar Saat Ini dan Masa Depan”.

Penelitian baru, “Tren Akuisisi Peserta Mendorong Pertumbuhan, Laporan Satu: Perencanaan, Metrik Kinerja, Biaya, Pendapatan Kotor, dan Hasil”, mengungkapkan strategi sukses dan tantangan yang ditemukan penyelenggara acara dalam upaya meningkatkan kehadiran.  Temuan didasarkan pada tanggapan dari 273 produsen pameran B2B.

Sebuah survei yang sekarang sedang dilakukan oleh Northstar Meetings Group, “The Current and Future Business Models of Large Events“, membahas pertanyaan dan tantangan serupa yang saat ini dihadapi oleh penyelenggara.  

Menurut hasil awal, kurang dari separuh responden menganggap acara mereka memiliki posisi yang baik untuk pertumbuhan.  Apa yang membedakan peristiwa ini dari peristiwa yang diharapkan berkembang?  

Northstar akan menerbitkan laporan tentang temuan lengkap bulan depan.  Untuk menambah perspektif Anda, ikuti survei sekarang.  Responden akan menerima salinan pra-publikasi dari laporan lengkap.

Peserta menunggu lebih lama untuk berkomitmen

Menurut penelitian baru CEIR, mencapai target kehadiran bisa sangat sulit, karena orang menunggu lebih lama untuk mendaftar.  Lebih dari 6 dari 10 penyelenggara acara (63%) melaporkan bahwa 90% pendaftaran mereka diamankan dalam waktu empat minggu atau mendekati tanggal acara.

“Pendaftaran di menit-menit terakhir mengejutkan dan lebih tinggi daripada pra-Covid.Meskipun itu menegaskan apa yang telah dibahas secara anekdot di industri.” komentar Nancy Drapeau, wakil presiden penelitian CEIR

Dalam penelitianya yang dilakukan pada tahun 2018, kurang dari setengah pendaftar mendaftar selarut ini, kata Drapeau.  Perubahan tersebut kemungkinan besar karena ketidakpastian yang ditimbulkan oleh pandemi, perlunya persetujuan perusahaan, dan faktor terkait lainnya.

“Sekarang, dengan meredanya COVID,  pencabutan pembatasan perjalanan di seluruh dunia dan perusahaan menyetujui perjalanan bisnis untuk staf, kami berharap kehadiran akan terus meningkat dan pola pendaftaran normal akan kembali,” tambah Drapeau.

Menariknya, upaya pemasaran peserta juga telah dimulai belakangan.  Di antara penyelenggara yang disurvei, 64% memulai penjangkauan mereka delapan bulan atau lebih dekat dengan tanggal pertunjukan.  

Bandingkan dengan tahun 2018, ketika hanya 37% pemasar yang memulai di akhir siklus.  Drapeau juga mengaitkan hal ini dengan pola pikir pandemi: “Kemungkinan hal itu memaksa penyelenggara untuk menunggu dan melihat apakah lingkungan bisnis kondusif untuk pertunjukan yang sukses dan layak secara finansial.”

Pemasar harus membangun kembali database peserta mereka

Pemulihan tetap tidak merata di seluruh industri, dengan keberhasilan pameran yang mencerminkan tingkat pemulihan masing-masing industri.  Pemasar strategis menetapkan tujuan pemulihan dan jadwal yang sesuai.

Di antara strategi yang paling efektif adalah membangun kembali basis peserta dengan pengatur waktu pertama, banyak di antaranya menggantikan mereka yang pensiun atau meninggalkan industri selama pandemi, jelas Drapeau. 

“Pemasar mencari untuk menargetkan segmen bisnis dengan janji yang paling belum dimanfaatkan, dan secara agresif memasarkannya sesuai dengan itu. Beberapa bahkan melangkah lebih dalam, menentukan persona target dan memasarkan kepada orang yang cocok dengan profil tersebut.”

Kemitraan dan alat pemasaran otomatis adalah mesin kuat lainnya untuk akuisisi peserta, ungkap studi tersebut.

Ketertarikan pada acara hybrid semakin berkurang

Kurang dari seperempat responden (22%) menggunakan model hybrid untuk pameran terbaru mereka.  Pertunjukan terbesar cenderung tidak bersifat campuran: Hanya 13% acara dengan 10.000 atau lebih peserta yang menawarkan opsi partisipasi online di pertunjukan terbaru mereka. “Ini bukan kejutan,” kata Drapeau.  Penelitian CEIR pada tahun 2021 dan awal 2022 mendokumentasikan kemunduran yang stabil dari peristiwa hibrid ini.  

“Itu tidak berarti penyelenggara akan mengabaikan konten acara kurasi untuk digunakan secara online; tetapi mereka mungkin melakukannya dengan cara yang berbeda, bahkan di luar siklus hidup acara. Mereka sedang dalam proses menyesuaikan kembali penggunaan sumber daya yang terbatas ke tempat yang menurut mereka paling baik melayani dan  acara dan komunitas mereka,” jelas Drapeau dan berharap eksperimen akan berlanjut di bidang ini ke depan.

 Inflasi menghadirkan tantangan bagi pameran

Jelas, kenaikan biaya berdampak negatif terhadap kehadiran.  Lebih dari separuh penyelenggara acara (57%) mengatakan bahwa biaya perjalanan merupakan tantangan utama.

Biaya untuk hadir mungkin juga menjadi pencegah bagi orang-orang yang berurusan dengan tekanan inflasi: 83% penyelenggara membebankan biaya untuk partisipasi, menurut laporan tersebut.  Biaya pendaftaran peserta rata-rata mewakili 37,6% dari pendapatan kotor.

Menambah ketidakpastian, nomor pendaftaran tidak selalu menjadi indikator kehadiran yang jelas.  Untuk acara tatap muka, rata-rata hanya 84,4% pendaftar yang hadir.  Untuk acara hibrid, peserta online bahkan lebih mungkin untuk keluar: Hanya 73,7% yang masuk.